Từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên một tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định này.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Mã của cơ quan thuế gồm số giao dịch là dãy số duy nhất do hệ thống cơ quan thuế tạo ra và chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin người bán lập trên hóa đơn. Hộ kinh doanh lập hóa đơn, gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã rồi giao hóa đơn đã có mã cho người mua.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế được lập từ hệ thống tính tiền của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn theo khoản 3 Điều 3 Nghị định. Loại hóa đơn này có thể là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất, kê khai thông tin. Theo khoản 9 Điều 8 Nghị định, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, không bắt buộc có chữ ký số. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế nếu tra cứu được thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế.
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải đăng ký sử dụng theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính theo khoản 3 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc đăng ký, quản lý và sử dụng phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và các quy định liên quan. Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định, hộ kinh doanh có nghĩa vụ lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; quản lý hoạt động tạo hóa đơn; đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trong trường hợp pháp luật quy định; công khai cách thức tra cứu, nhận tệp gốc hóa đơn điện tử để người mua sử dụng.
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hộ kinh doanh có thể lập qua Hệ thống thông tin quản lý thuế bằng cách truy cập hệ thống, lập hóa đơn, ký số rồi gửi để cơ quan thuế cấp mã. Hoặc lập thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bằng cách truy cập trang thông tin điện tử hoặc sử dụng phần mềm của đơn vị, lập hóa đơn, ký số và gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ để cơ quan thuế cấp mã theo khoản 1 Điều 12 Nghị định. Hóa đơn được cấp mã phải đáp ứng yêu cầu về nội dung, định dạng, thông tin đăng ký và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Sau khi được cấp mã, hộ kinh doanh phải gửi hóa đơn điện tử cho người mua.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có thông tin người bán gồm tên, địa chỉ, mã số thuế; thông tin người mua gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại nếu người mua yêu cầu; thông tin hàng hóa, dịch vụ gồm tên, đơn giá, số lượng và giá thanh toán; thời điểm lập hóa đơn; thông tin tra cứu gồm mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất, kê khai theo khoản 4 Điều 10 Nghị định. Đối với tổ chức kinh tế nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn còn phải thể hiện giá bán chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế. Người bán được gửi hóa đơn cho người mua bằng hình thức điện tử như tin nhắn, thư điện tử hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn.
Người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải gửi hóa đơn đã được cấp mã đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn có mã theo khoản 3 Điều 15 Nghị định. Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người bán phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế vào cuối ngày, trừ trường hợp cung cấp dịch vụ được quy định riêng. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa theo khoản 1 Điều 9 Nghị định. Đối với cung cấp dịch vụ thông thường, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa theo khoản 2 Điều 9 Nghị định.
Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ; không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; đúng và đủ thời hạn theo pháp luật kế toán; sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu theo khoản 1 và khoản 2 Điều 5 Nghị định. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ nhưng phải đáp ứng yêu cầu theo quy định của pháp luật.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ trong mười hai tháng kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Địa bàn áp dụng được xác định theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư của pháp luật về đầu tư. Cục Thuế trực tiếp thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp dịch vụ miễn phí đối với các đối tượng này.
Các quy định trên nhằm bảo đảm việc sử dụng hóa đơn điện tử minh bạch, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế và hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện đúng nghĩa vụ theo pháp luật.
Nguồn: https://luatvietnam.vn/linh-vuc-khac/ho-kinh-doanh-doanh-thu-tren-1-ty-dong-phai-su-dung-loai-hoa-don-dien-tu-nao-883-114418-article.html
